¿Cómo presento los anexos en PDF?

Para cada período reportado el sistema habilita el formulario ‘Anexos’ para cargar las imágenes de los diferentes documentos estipulados en la Resolución 2887.

IMPORTANTE! Antes de ‘Entregar Información’  asegúrese de haber cargado los anexos en el Sistema Vigía.

Revise su certificado de entrega financiera de 2010 para estar seguro que los anexos están incluidos en dicho certificado.

El sistema no pasa la validación de cuentas auxiliares

El Nivel 1 (8 Dígitos) es OBLIGATORIO: Verifique que TODAS las cuentas de 6 dígitos de los grupos 41 y 42 tengan detalle de cuentas auxiliares.

Verifique al nivel de 8 dígitos y de 10 dígitos (si lo tiene) que las cifras son correctas:

Verifique con mucha atención que no haya PESOS de diferencia en los saldos

Tenga en cuenta que si el saldo que va a detallar es NEGATIVO, la cuenta auxiliar también debe incluir el signo negativo.

Debe responder la pregunta sobre ENCARGO FIDUCIARIO que se encuentra en la parte superior del formato y guardarlo.

Activo + Pasivo no es igual a Patrimonio

Utilidad del Balance General no coincide con la utilidad del Estado de Resultados

Clientes, Vencimientos y Deudores

El saldo de las cuentas Clientes y Deudores debe coincidir con el total del formato de Clientes, Vencimientos y Deudores. Considerar:

Los saldos de los estados financieros 2010 y 2009 aparecen iguales

Tomar los archivos originales subidos a Vigía y efectuar el siguiente procedimiento:

¿No aparece el Módulo de Vigilancia Financiera

El módulo de Vigilancia Financiera se habilita únicamente cuando se termina el proceso del módulo de Registro de Vigilados y se presiona el botón azul de ‘Entregar Información’

La empresa no tiene Sedes

Registrar como sede, el sitio principal de operación. Sin este requisito no se puede avanzar al módulo de Vigilancia Financiera.

Si presenta problemas para subir los anexos en pdf

Si el archivo excede tamaño:

• Trabaje con la resolución más baja del escáner
• Si es un documento a color, escanéelo sobre fotocopia
• Si tiene varias hojas escanéelo por partes, el sistema le permitirá escoger el mismo anexo varias veces

Opciones No Obligatorias en Vigía

Cálculo Financiero no es obligatorio ni para 2009 ni para 2010.
Anexos no son obligatorios para 2009

Documentos anexos en VIGIA

Leer detenidamente la Resolución 2887 de 2011 que está publicada en la página www.supertransporte.gov.co donde se brindan todas las instrucciones.

El listado de anexos es un listado genérico, se deben tomar de ahí únicamente las opciones que aplican para su empresa.

Fondos de Reposición: Apoyarse en el Artículo 10 de la Resolución 2887 que manifiesta que están sujetas a este anexo las modalidades expresadas en el artículo 1 del Decreto 171 de 2001 (empresas de Transporte Público Terrestre Automotor de Pasajeros por Carretera)

Rendición de Cuentas: Es para entes económicos del sector solidario (cooperativas) Artículo 12 de la Resolución 2887.

Certificación de Ingresos: Sólo para los vigilados que no cumplieron con el requisito de la circular 003 de febrero de 2011, el formato es este: Formato ajustado reporte ingresos brutos.xls del link:

http://www.supertransporte.gov.co/super/index.php?Itemid=315&id=184%3A2011&lang=es&option=com_phocadownload&view=category

Solicitud de cambio de contraseña

Para poder dar trámite a su requerimiento por favor envíenos al correo Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla  los datos básicos de la Empresa (Nit, identificación y nombre del representante legal, la razón social de la empresa y el motivo por el cual hacen la solicitud de cambio de contraseña); esto debe de ser enviado desde el e-mail o la dirección de correo registrado en Vigía.

Si el correo registrado está bloqueado deberán indicar cuál era ese correo y cuál es el nuevo correo autorizado

La nueva contraseña llegará vía email.

Si la empresa no se encuentra registrada ante el sistema Vigía

Para realizar esta inscripción:

Ingrese a la página “www.supertransporte.gov.co" > ir al link VIGIA.

Sale una nueva pantalla donde están todos los tutoriales y manuales.

Deberá ingresar por la opción 5 y en esa nueva pantalla se solicitará usuario y contraseña (Como no se ha registrado la empresa damos clic en Regístrese ahora)

Diligenciamos toda la información que allí aparece

Los campos de doble digitación (NIT Y CORREO)  están con doble asterisco estos deben  registrarse dos veces haciendo lo siguiente: digitarlos, sombrearlos y copiarlos, volver a pegarlos, comprobar  que hayan que dado bien inscritos, dar tecla Tab.

Después de Guardar, se enviara a vuelta de correo (correo registrado) el USUARIO Y CONTRASEÑA para que ingrese al sistema nuevamente y termine la inscripción básica de la empresa.

Al recibir Usuario y Contraseña, debe efectuar el proceso de Registro de Vigilados (punto anterior).

No se encontraron las entregas necesarias para el registro de la información financiera

Esto puede ser por dos cosas: Primera - porque hayan realizado el registro de la empresa con posterioridad al inicio del período de entrega de información financiera. Deberá comunicarse vía telefónica o email Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla para hacer la solicitud respectiva, indicando Nit y Razón Social.

La otra razón es porque de acuerdo al Nit de la empresa no se encuentra dentro del período de entrega de información financiera. Verificar las fechas publicadas en la página www.supertransporte.gov.co.

El sistema arroja el mensaje ‘El usuario no Existe’

• Deberá comunicarse vía telefónica o email Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla para verificar si efectivamente aparece registrado:
• Si efectivamente está registrado puede ser que su contraseña haya caducado y deberá iniciar el proceso de solicitud de cambio de contraseña.
• Si no está registrado deberá iniciar el proceso de registro en el sistema Vigía.

¿Cómo efectuar el Registro de Vigilados?

Al recibir el usuario y contraseña se ingresa nuevamente al sistema Vigía y completar la información básica de la empresa, la cual consiste en diligenciar cinco formularios los cuales encontrará en opciones generales. Para llegar allí debe:

Ingresar a la página http://www.supertransporte.gov.co > ir al link VIGIA.

Ingresar usuario y contraseña.

Dar clic en reporte de información > Registro de vigilados (verificar y/o completar todos los campos obligatorios de la pantalla que aparece y guardar la información), dar clic en Menú Principal.

En esta nueva ventana nos aparecen los cinco formularios (Identificación del vigilado, Tipo de vigilado, Representante legal, Actividad económica, Sedes). Para verificar que estén completos, todas la opciones deben tener un visto bueno al lado Izquierdo (se recomienda que se verifique que los datos sean diligenciados completamente así este con el visto bueno).  Después de esto le damos clic en el botón azul ENTREGAR INFORMACION.

No ha llegado el correo de usuario y contraseña

Deberá comunicarse vía telefónica o email Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla para verificar si efectivamente aparece registrado.

• Confirmar el correo electrónico registrado para verificar que sea correcto.
• Verificar que el correo no haya llegado a la carpeta de correo no deseado o spam

¿La empresa no se encuentra registrada ante el sistema Vigía

Para realizar esta inscripción:

Ingrese a la página “www.supertransporte.gov.co" > ir al link VIGIA.

Sale una nueva pantalla donde están todos los tutoriales y manuales.

Deberá ingresar por la opción 5 y en esa nueva pantalla se solicitará usuario y contraseña (Como no se ha registrado la empresa damos clic en Regístrese ahora)

Diligenciamos toda la información que allí aparece

Los campos de doble digitación (NIT Y CORREO)  están con doble asterisco para verificar que se escriban correctamente. Se deben digitar dos veces haciendo lo siguiente: digitarlos, dar tecla Tab, escribirlos de nuevo y dar nuevamente tecla Tab. Si están correctamente escritos el sistema avanzará al siguiente campo; en caso contrario deberá volver a iniciar el proceso de doble digitación.

Después de Guardar, llegará al correo registrado el USUARIO Y CONTRASEÑA para que ingrese al sistema nuevamente y termine la inscripción básica de la empresa.

Al recibir Usuario y Contraseña, debe efectuar el proceso de Registro de Vigilados (punto anterior).

¿Problema con las cuentas de orden (8 y 9)?

Puede subir sus formatos de Excel sin incluir el archivo de cuentas de orden, si la empresa no maneja este tipo de cuentas.

¿En el Flujo de Efectivo, el efectivo del año anterior no coincide con el valor final del flujo de efectivo del período anterior?

El sistema toma el saldo del efectivo del año anterior del balance general en la cuenta del activo disponible (11), esto significa que el usuario deberá revisar dicho saldo para que coincida con el flujo de efectivo.

Reporte de cuentas duplicadas en los formatos

Buscar dentro de los formatos las cuentas que el sistema le reporta como duplicadas y corregir los números de cuenta o eliminar las líneas que no correspondan.

¿El sistema no expidió certificados después de subir los formatos de Excel

Debe entrar por entregas pendientes y escoger para cada año el link verde que aparece al final del renglón y proceder a completar todas las opciones que el sistema le exige.

Cuando termine de completar todas las opciones el sistema le va a presentar un botón azul ‘Entregar Información’ a través del cual el vigilado formaliza la entrega de su información financiera y obtiene los certificados para cada año.

¿Se puede enviar la información por correo certificado o medio magnético?

NO, sólo se puede presentar la información financiera a través del sistema Vigía, de acuerdo a la Resolución 2887 de 2011, publicada en la página www.supertransporte.gov.co.

¿No es necesario colocar signo negativo a las cuentas de naturaleza crédito?

Asegúrese de activar las macros de Excel antes de empezar a trabajar en los formatos, para que el sistema se encargue de asignar automáticamente los negativos.

A las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos no es necesario colocarles signo negativo. Para las cuentas de naturaleza contraria como provisión de cartera 1399 (CR), provisión de activos 1599 (CR), capital por suscribir 310510 (DB)- y capital suscrito por cobrar 310515 (DB), colocarlo.

Registro Propiedad planta y equipo

Para realizar el registro satisfactorio de las cuentas de propiedad planta y equipo, debe tener en cuenta el hecho de que el valor del campo Subtotal, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha del formulario del registro concuerde con el valor reportado en la cuenta del balance general del equipo o propiedad que desea registrar, de lo contrario, el sistema reconocerá la inconsistencia de datos y no guardara la información.

Reporte de Información Financiera de las Cooperativas

Para los vigilados que son cooperativas y que vienen reportando y ya reportaron  la información vía el software SIGCOOP DE CONFECOOP del ejercicio 2010, deben ingresar al sistema “VIGIA” de la Superintendencia de Puertos y Transporte y realizar el reporte correspondiente al ejercicio 2010 de sus estados financieros.

Para la información de los años siguientes, únicamente deberán reportar la información a la Superintendencia de Puertos y Transporte, vía el sistema “VIGIA”.