| FORMATO No | ||||||||||
| INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO | ||||||||||
| Informe presentado a la Contraloría General de la República | ||||||||||
| Entidad: | SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE | |||||||||
| Representante Legal: | ÁLVARO HERNANDO CARDONA GONZÁLEZ | |||||||||
| NIT | 800170433-6 | |||||||||
| Período Informado | ||||||||||
| Fecha de suscripción: Septiembre de 2006[1] | Vigencia 2005 | |||||||||
| Código hallazgo[2] | Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) | Acción correctiva[3] | Objetivo[4] | Descripción de las Metas[5] | Unidad de medida de las Metas[6] | Dimensión de la meta[7] | Fecha iniciación Metas[8] | Fecha terminación Metas[9] | Plazo en semanas de las Meta [10] | RESPONSABLE |
| 1101002 (1) |
Deficiente control en la Evaluación del Plan de Acción, donde se observan entre otras las siguientes deficiencias : Registro de porcentajes menores a los reales cuando hay avance en tiempo y en actividad, no se registra el avance de ejecución de actividades, asignación de avance del 100% a actividades que se encuentran en proceso | 1. Diseño y homologación al Sistema de Gestión
de Calidad de un registro e instructivo del Plan Indicativo y de Acción. Este
registro e instructivo debe establecer los responsables, mecanismos de
evaluación y fechas de cumplimiento. 2. Revisión trimestral con cada una de las áreas de la ejecución de los Planes Indicativos y de acción y de cálculo de indicadores. |
Estandarizar las herramientas y la metodología de evaluación de los planes indicativos y de acción | Registro e instructivo | Registro e instructivo homologado al SGC | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 9 | Planeación |
| Levantamiento de Acta | Seguimiento Compromisos Acta | 4 Actas | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 9 | Planeación | ||||
| 1101001 (2) |
La ineficiente planeación y gestión en la distribución y asignación de recursos lleva a la entidad al incumplimiento de las actividades programadas, no obstante la entidad devuelve el 6,2% del presupuesto de la entidad equivalente a $476.8 millones | Adoptar mediante acto administrativo la distribución de los recursos de viáticos de acuerdo con el plan de acción de las Delegadas | Cumplir con los programas de visitas formulados en los planes de acción durante la vigencia | Asignar la disponibilidad de recursos con base en los Planes de Acción | Acto Administrativo | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 9 | Planeación Secretaria General |
| 1-oct-06 | 1-dic-06 | 8.71 | ||||||||
| 1701011 (5) |
Si bien la Oficina de la Delegada de Tránsito fue entregada mediante Acta acompañada de 22 carpetas, el Delegado entrante no recibió inventario documental de los expedientes de Comparendos, pues éstos estaban en completo desorden regados a lo largo de las instalaciones y sin control , donde algunos funcionarios tenían a su cargo carpetas de expedientes sin llevarse registro de la cantidad, tipo de trámite, tiempo de tenencia, trámites efectuados, trámites pendientes, sin que esta situación se mencione en el Informe de Gestión. | 1.
Presentación de solicitud ante el Superintendente de Puertos y Transporte a
fin se inicien las acciones disciplinarias correspondientes. 2. Dar aplicación a la Resolución No. 5674/05 teniendo en cuenta el debido procedimiento sobre Informes de Gestión. |
Contar con herramientas de seguimiento y control documental (inventarios, Registro y reporte de gestión documental ) que permita el seguimiento y control de gestión de comparendos. | 1.
Presentación Solicitud 2. Cumplimiento normatividad |
2 |
Unidad |
Oct.06 Oct.06 |
Dic-06 Dic -06 |
12 12 |
Delegada de Tránsito |
| 1101002 (7) |
La Delegada de Tránsito y Transporte, realizó 114 visitas de un universo de vigilados de 4.689, que equivale al 2:43%. Sin embargo, se observó que dentro los entes vigilados no están incluidos los Diagnosticentros, situación que demuestra el deficiente acopio y análisis de información para planear sus actividades de control y vigilancia | 1.Identificar los Diagnosticentros sujetos a la
vigilancia, inspección y control de la Supertransporte. 2.Diseñar programas a efecto de evaluar el cumplimiento de normatividad aplicable a este entes vigilados Diagnósticentros |
Identificación
de los Vigilados Diseñar Programas |
Cumplimiento normatividad | Identificación
de Diagnósticentros Diseño de Programas |
Unidad | 1-oct-06 | Oct-07 Oct-07 |
52 52 |
Delegada de Tránsito |
| 1301001 (8) |
La Delegada de Tránsito tiene conformado grupos de trabajo que no se encuentran legalizados mediante acto administrativo dentro de la estructura de la entidad, razón por la cual no se tienen asignadas funciones ni definidas responsabilidades en las actuaciones desarrolladas. | 1.
Presentar estudio a la Oficina Asesora de Planeación dentro del marco del SGC
y del MECI. 2. Adelantar los trámites pertinentes para la creación de los Grupos. |
Creación de Grupos Internos de Trabajo en la Delegada de Tránsito y Transporte Automotor | Establecer funciones y responsabilidades de los Grupos Internos de Trabajo | Conformación de Grupos de Trabajo | Unidad | oct-06 | Dic.06 Oct.07 |
12 52 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (9) |
Las infracciones a las normas que regulan el transporte Terrestre Automotor representan el aspecto más relevante y con mayor problemática que debe afrontar esta Delegada. Es así que desde 1998 y hasta la fecha la Superintendencia registra 82.688 infracciones a las normas que regulan el transporte terrestre resaltando que los de modalidad de carga son el 41%. La falta de procedimientos internos y una adecuada gestión permitió que se haya aplicado el fenómeno de la pérdida de la fuerza ejecutoria que impide la recuperación de recursos por parte de la entidad. | 1.Levantamiento
de información y Procedimientos internos ajustados al SGC 2. Establecer la operancia de la pérdida de la fuerza ejecutoria y adoptar las acciones pertinentes |
Prevenir la pérdida de la fuerza ejecutoria | Procedimientos levantados e implementados y acciones
pertinentes |
Implementación Procedimientos Internos | Unidad | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Agosto-07 |
12 48 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (10) |
Existen 17.012 órdenes de comparendo nacional de 2003 y 2004 cuyas investigaciones administrativas correspondientes no se han abierto debido a que en el formato correspondiente no se había registro del nombre de la empresa transportadora. Se observa que no hubo actuaciones oportunas por lo que se permitió la caducidad de la acción. | 1.
Efectuar gestión ante el Ministerio de Transporte a efecto de aclarar
registros en los formatos correspondientes 2.Proceder a generar el acto administrativo correspondiente que defina la condición jurídica de los 17.012 ordenes de comparendos |
Definir condición jurídica de las 17.012 ordenes de comparendos | Expedir actos administrativos | 17.012 | Numero actos administrativos | Oct-06 Oct-06 |
Nov-06 Dic-06 |
8 12 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (11) |
El expediente con resolución de Apertura de Investigación 1496 del 23 de marzo de 2006, por comparendo 101090 del 24 de agosto de 2005, contiene la infracción en documento original y el descargo correspondiente. Sin embargo, un documento del sistema ( Pantallazo) del 21 de marzo registra resoluciones sin número de apertura y de archivo, del 15 de marzo del mismo año, 9 días antes de la fecha de la resolución 1496. | 1. Dar traslado al Grupo de Control Interno Disciplinario a efectos de llevar a cabo el trámite a que haya lugar. 2. Levantar Procedimiento al interior de la Delegada. |
Presentar solicitud Definir procedimiento administrativo |
Procedimiento Implementado | Garantizar el debido proceso | 1 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Jun-07 |
12 36 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (12) |
El comparendo No 10415046 del 25 de octubre de 2004 no lo registra el sistema PEGI, por lo que no se ha realizado actuación administrativa alguna, situación que demuestra la falta de control sobre los mismos. Por otra parte, no se evidencian gestiones de la entidad ante las autoridades competentes, tendientes a esclarecer esta situación. | 1. Remitir oficio a Control Interno
Disciplinario a efectos de llevar a cabo las indagaciones pertinentes. 2. Levantar Procedimiento al interior de la Delegada |
Presentar
solicitud Definir procedimiento administrativo |
Procedimiento Implementado | Garantizar el trámite oportuno de los comparendos | 1 | Oct-06 Oct.06 |
Dic-06 Agosto-07 |
12 40 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (13) |
La falta de controles internos lleva a la entidad a cometer errores, como es el caso de 27 oficios que se registraron con fecha del año anterior al que correspondía y en el sticker no se identifica el año a que corresponde lo cual puede crear confusión en la información | Levantar e implementar procedimiento de correspondencia ajustado al Sistema de Gestión de Calidad | Establecer puntos de control a efecto de subsanar la observación presentada. | Procedimiento Implementado | Controles Establecidos | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 9 | Coordinación Administrativa |
| 1701011 (14) |
En una prueba realizada al archivo de comparendos, se realizaron 49 expedientes en los que se determinó que la información no se encuentra debidamente foliada. Se evidenciaron Autos de Archivo por falta de infracción, por falta de soportes, por no haber infracción por sobrepeso etc, sin embargo la CGR determinó que algunos casos sí si existían infracciones y soportes información que permitiría continuar con la investigación adtva. | 1. Remitir documentación a Control Interno Disciplinario a efecto de que se inicie las acciones disciplinarias correspondientes. 2. Adelantar el trámite de las investigaciones que se originaron en las 49 órdenes de comparendo. |
Presentar Solicitud Adoptar las acciones necesarias orientadas a evitar la situación descrita. |
Acciones Implementadas | 49 expedientes | 49 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Oct-07 |
12 52 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (15) |
Así mismo, en la Oficina de Comparendos se efectuó una prueba sobre 167 expedientes caducados. Como resultado se encontraron 8 resoluciones con sanción por $ 13 millones, cuya información no la registra el Grupo de Cobro Coactivo, con el riesgo de la pérdida de estos recursos | 1.Remitir
los expedientes correspondientes a
las 8 resoluciones a Jurisdicción Coactiva a fin de que se inicien las
acciones pertinentes. 2. Remitir a CID documentación a efecto de que se inicien las acciones disciplinarias correspondientes. |
Corregir errores de procedimiento. | Trámite oportuno | Remisión Expedientes | 8 | Oct-06 Oct-06 |
Oct-07 Dic-06 |
52 12 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (16) |
Adicional
a lo anterior se encontró: 125
expedientes con recursos de reposición sin que medie ninguna actuación
posterior de la entidad, dejando que operara la caducidad. 25 expedientes sin ninguna actuación administrativa de los cuales algunos tiene vigencia como es el caso de los comparendos 9260 y 682382 de marzo 28/04 |
1.
Remitir documentación a CID a efecto de que se inicie las investigaciones
pertinentes. 2. Determinar la operancia del fenómeno de caducidad |
Prevenir la ocurrencia de este tipo de fenómenos | Trámite oportuno de las investigaciones originadas en órdenes de comparendo | Revisión Expedientes | 125 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Sept-07 |
12 48 |
Delegada de Tránsito |
| 1701011 (17) |
De acuerdo con el seguimiento al Proyecto Comp.O, contenido en el memorando 02-070 del 5 de abril del presente año de la Oficina de Control Interno se menciona que de 4.018 comparendos recibidos por la Superintendencia durante el primer trimestre de 2006, únicamente han sido ingresados en el sistema 51 y de estos solamente se han repartido 4 de acuerdo con el memorando 08-283 de marzo 21 de 2006 | 1.
Radicar y reportar la información de
comparendos 2. Levantar e implementar procedimiento interno al Proceso de Comparendos |
Mejorar la gestión del área en el ingreso y registro de comparendos | Ingresar 3.967 comparendos | unidad | 3967 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Oct-07 |
12 52 |
Delegada de Tránsito |
| 1101002 (18) |
La Delegada de Puertos seleccionó 42 operadores portuarios para evaluar la gestión operativa, esta actividad no se cumplió por cuanto aún se encuentra en proceso por falta de asignación presupuestal con un avance del 70% aproximadamente | 1.
Implementar los indicadores de gestión definidos en el SIGP 2. Implementar los formatos desarrollados al interior de la Delegada en la muestra seleccionada |
Evaluar las operaciones de los operadores portuarios según criterios de evaluación establecidos | Indicadores de Gestión Evaluar los 42 O.P. seleccionados |
42 O.P. | 42 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Dic-06 |
12 12 |
Delegada de Puertos |
| 1101002 (19) |
La
deficiente gestión se ve reflejada en que 5 años después la entidad no ha
dado cumplimiento al artículo 13 numeral 11 del Decreto 2741 de 2001, por cuanto a la fecha se encuentra en la
implementación de un sistema de
evaluación de calidad y servicio de la infraestructura del transporte. Falto evaluar prestación de servicios de los aeródromos no concesionados No hay oportunidad en la información por atraso en reportes entregados por inventarios de las concesiones. |
1.
La Delegada de Concesiones al primer
semestre del 2007, presentara un informe evaluativo de los indicadores
contenidos en el SEICI Y SVVA 2. Se continuará con la evaluación del servicio de aeródromos no concesionados de acuerdo con lo señalado en la resolución 2932 de 2006. 3. Solicitar a los interventores mejorar la oportunidad en la remisión de la información. |
Evaluar calidad del servicio de la infraestructura de transporte concesionada y no concesionada en los modos aéreo y carretero | Infraestructura concesionada y no concesionada | Reportes | 17 | Oct-06 Oct-06 Oct-06 |
Jun-07 Oct-07 Dic-06 |
36 52 12 |
Delegada de Concesiones e Infraestructura |
| 1301002 (20) |
La
información del cumplimiento de las funciones de vigilancia y control no se
encuentra completa, (no se entregó información sobre 49 investigaciones, ni
se menciona investigación contra SACSA).
Falta de eficacia en la aplicación de procedimientos de recolección y análisis de la información lleva a la Delegada a utilizar de 10 a 11 meses para proferir fallo sobre 87 investigaciones administrativas por incumplimiento de la norma, artículo 1 Numeral 1 Resol 2990 de 2004 |
Dar cumplimiento a los procesos misionales, lo cual garantiza la aplicación de los controles para el manejo de los registros e información. | Aplicar la acción correctiva para que los informes contengan la totalidad de la información de las actividades desarrolladas | Informes contentivos de todas las actividades y resultados logrados en el periodo correspondiente. | Unidad | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Delegada de Concesiones e Infraestructura |
| 1701011 (21) |
La
oficina de notificaciones, dependiente de la Secretaría General, no cuenta
con un mecanismo eficiente y de
control adecuado que le permita conocer el estado real de las investigaciones
administrativas que adelanta la entidad.
La oficina de notificaciones
no actualiza el sistema en forma
oportuna y completa, con la
información de los actos
administrativos correspondientes a
los comparendos, de manera que la consulta sea ágil y contenga toda la información necesarias
así como del listado de 2266 sanciones de comparendos a 31 de diciembre de
2005, 753 no tienen fecha de notificación (33%) y 1290 no registran número de
resolución (57%). |
1.
Remitir documentación necesaria a CID para que inicie la investigaciones
pertinentes. 2. Se ampliará la cobertura del programa Proyecto Estratégico de Gerencia Institucional PEGI con los ajustes que sean necesarios para llevar el control del estado real de las investigaciones administrativas en toda la entidad. 3. A efecto del convenio suscrito con Mintransporte para llevar a cabo los tramites de notificaciones, capacitar a los funcionarios de las direcciones territoriales encargados de adelantar esa función. |
Mantener un monitoreo permanente sobre el estado de las investigaciones administrativas adelantadas en la Entidad. | PEGI ajustado e implementado | Verificación oportuna en el registro y notificación de resoluciones | 1 | Oct-06 Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Marzo-07 Marzo-07 |
12 24 24 |
Notificaciones |
| 2202001 002 (22) |
La información del Grupo de cobro por tasa de vigilancia se encuentra dispuesta en el servidor de la entidad, preservada contra riesgo de pérdida o daño mediante backup que se realiza con alguna periodicidad. Sin embargo, existen limitaciones en la integridad de los estados de cuenta pues se manejan mediante hojas Excel que no permiten la utilización de un protocolo de seguridad suficiente que establezca una buena administración de permisos para manipular la información | Establecer los parámetros de seguridad de acceso a las tablas de información que maneje el Grupo de Tasa de Vigilancia que garanticen la integridad de la información sin perjuicio de que esta tenga su soporte documental. | Administrar una información certera, íntegra y segura | Protocolo de seguridad particular a la herramienta de Excel. | Documento contentivo del protocolo y mecanismos instalados. | 1 | 1-oct-06 | 1-jun-07 | 32 | Planeación y Tasa de Vigilancia |
| 1101002 (23) |
De acuerdo al Plan de Acción la Oficina Asesora de Planeación programó 16 visitas, de las cuales dieron cumplimiento a 11 que corresponden al 68.7% y las restantes tienen avance del 24% en promedio. Es así que no se culminaron las actividades de validación de datos Dboracle vs Informix, únicamente ejecutaron el 20%, soporte y capacitación a usuarios del modulo estadístico SIGP con avance del 80% , Parametrización del aplicativo el 20% y Pruebas y ajuste final 0% | 1.
Validación de datos Oracle vs Informix de los años 1994 a 2004 2. Llevar a cabo capacitación y dar soporte a los usuarios en el manejo del SIGP - Módulo Estadístico 3. Parametrizar y efectuar pruebas finales aplicativo PERNO 4. Solicitar la contratación de programadores de sistemas a efecto de culminar el la Fases III del SVVA |
Mejorar la eficiencia y calidad de la información de la Supertransporte. | Oportunidad de información tanto interna como externa | Optimización del proceso de planeación | 1 | Oct-06 Oct-06 Oct-06 Oct-06 |
Junio-07 Nov-06 Julio-07 Dic-06 |
36 8 40 12 |
Planeación |
| 1503003 (24) |
La planta autorizada de personal de la Superintendencia para el 2005 era de 132 funcionarios, cuyo costo ascendió a la suma de 2,686 millones sin embargo la entidad debió asumir costos adicionales en 72 contratos de la prestación de servicios que sumaron 843,7 millones que excede en 32% la planta autorizada. | Teniendo en cuenta que la Supertransporte opera en forma centralizada con competencias del nivel nacional, tiene una planta de personal de 135 funcionarios, con un universo de 6,500 vigilados aproximadamente, presentara un proyecto de reestructuración que le permita cumplir con las funciones definidas en las normas vigentes. | Obtener una planta de personal que le permita cumplir con las funciones asignadas | Presentar proyecto de reestructuración | Proyecto | 1 | 1-nov-06 | Dic-30-06 | 4 | Despacho |
| 1503003 (25) |
En varios de los expedientes de los contratos celebrados con diferentes profesionales se evidencia que en la mayoría de los informes presentados por los profesionales de Contratos de Prestación de Servicios no hay claridad en cuanto a las labores que desempeñaron durante el período, éstos simplemente hacen una enumeración global de actividades realizadas, hecho que impide el seguimiento de las tareas asignadas y no permite determinar la responsabilidad. | Implementar instructivo para la elaboración y análisis de oportunidades y conveniencia en el que debe contener en detalle las actividades a realizar y el tiempo requerido. | Definir herramienta de evaluación de la ejecución de los contratos | Con la Oficina Asesora de Planeación diseñar e implementar instructivo | Instructivo | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Despacho |
| 1404004 (26) |
El Contrato adiconal dos (2) del contrato 02-117-0-04 del 28 de diciembre de 2004, suscrito con la Universidad Javeriana no registra fecha de suscripción, lo que podría llevar al incumplimiento del contrato. Así mismo se refleja la deficiente planeación en la progresión del plazo, lo que ha conllevado a conceder prórrogas hasta por cuatro meses y 9 días equivalente al 86% del plazo inicial y a la fecha de la auditoria aún se estaban realizando pruebas de capacitación para los vigilados | 1.
Instruir mediante memorando se tenga en cuenta la verificación de las fechas
de suscripción de los
contratos. 2. Remitir documentación a CID a efecto de llevar a cabo el trámite pertinente, por incumplimiento cláusula décimo quinta del contrato que tiene que ver con la liquidación del mismo. |
Validar
procedimiento Remitir Información |
Instruir Procedimiento | Procedimiento
Implementado Oficio Remitido |
1 | 1-oct-06 | Dic-06 Dic-06 |
12 12 |
Jurídica |
| 1404004 (27) |
1.
Contrato 02 -064-0-05 suscrito con fotocopias el Decano por $50 millones. La
cuenta de cobro presentada a la entidad el 15 de diciembre de 2005, con factura correspondiente al período de 23
de noviembre al 22 de diciembre, fue certificado su cumplimiento por el
interventor en la misma fecha de presentación de la cuenta 2. Contrato 06-032-0-05 suscrito con Key Market por $116.3millones y adicional por $53.7 En la Factura 022517 del 26 de mayo de 2005, relaciona suministros realizados entre el 28 de mayo y 27 de junio de 2005, y certificación de la coordinación de grupo de administrativa suscrita el 20 de junio de 2004, que presume la expedición de certificaciones y recibiendo facturas de mercancía en fechas anteriores a su recibo. (Administrativa) |
1.
Levantar ajustar e implementar procedimiento interno para la adquisición de
ByS administrativos. 2. Efectuar control y seguimiento al trámite de pagos que efectúa la entidad, específicamente en la expedición de los documentos que como las certificaciones de cumplimiento de la prestación o adquisición de bienes o servicios 3. Efectuar control y seguimiento a la expedición de certificaciones en la prestación o adquisición de ByS. |
Verificar el cumplimiento del Proceso de adquisición de ByS | Proceso Implementado | Controles verificados | 1 | Oct-06 Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Dic-06 Dic-06 |
12 12 12 |
Administrativa |
| 1507001 (28) |
Caducidad de la sanción impuesta a Fenoco ocasionada por negligencia de la primera instancia en adelantar con la debida celeridad y probidad dicho proceso. | 1. Remitir documentación a CID a efecto de
llevar a cabo las investigaciones
correspondientes 2. Hacer acuerdos de servicios con las diferentes áreas involucradas en el curso de las investigaciones. |
Optimizar el proceso de investigación administrativa | Revisar mensualmente los términos de las investigaciones adelantadas en la delegada | Cuadro mensual | 12 | Oct-06 Oct-06 |
Dic-06 Oct-07 |
12 52 |
Delegada de Concesiones e Infraestructura |
| 1602001 (29) |
Se determinó que los registros de almacén no se elaboran oportunamente puesto que de acuerdo con el Acta de Inventario Físico de Bienes - Vigencia 2005 del 11 de enero de 2006, en el resultado definitivo se presentaron elementos reintegrados a bodega, traslados de dependencia o responsable y que a la fecha no contaban con el respectivo soporte del movimiento | Ejecutar el procedimiento para el registro oportuno de los movimientos de inventarios | Mantener actualizado los inventarios, con el registro oportuno de los movimientos para identificar el responsable y la ubicación de los bienes | Ejecutar procedimiento | Inventarios actualizados | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Administrativa |
| 1701007 (30) |
Contabilidad registra un mayor valor de 727,7 millones en las cuentas multas administrativas respecto al saldo del grupo Cobro por Jurisdicción Coactiva, situación que crea incertidumbre sobre el saldo real de las cuentas y podría indicar que este grupo no registra ni cobra la totalidad del debido cobrar | Diseño e implementación de la conciliación semestral de la cuenta de deudores en los grupos financiero, cobro de jurisdicción coactivo y cobro control tasa de vigilancia. | establecer control semestral de los saldos a cobrar por los diferentes conceptos de la cuenta de deudores a través de la conciliación de saldos. | El grupo de Jurisdicción Coactiva actualiza base de datos mediante captura de información y verificación de expedientes | Base de datos | 100% | 1-oct-06 | 1-nov-06 | 4 | Financiera y Coactivo |
| 1701007 (31) |
Contabilidad registra un mayor valor de 104,3 millones en la cuenta intereses en multas administrativas frente a lo reportado por el Grupo de Jurisdicción Coactiva, debido a falta de unificación en los criterios en el momento de liquidar los intereses, lo que crea incertidumbre sobre el saldo de la cuenta. | Diseño e implementación de la conciliación semestral de la cuenta de deudores en los grupos financiero, cobro de jurisdicción coactivo y cobro control tasa de vigilancia. | establecer control semestral de los saldos a cobrar por los diferentes conceptos de la cuenta de deudores a través de la conciliación de saldos. | El grupo de Jurisdicción Coactiva actualiza base de datos mediante captura de información y verificación de expedientes | Ejecución del proceso de actualización | 100% | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Financiera y Coactivo |
| 1701007 (32) |
A 31 de diciembre de 2005, contabilidad presenta un mayor valor de $2,4 millones en tasa de vigilancia, multar por el no pago de la misma e intereses, respecto al saldo del Grupo de Cobro y Control de la Tasa de Vigilancia y un mayor valor de 233,2 millones en relación con el reporte del Grupo de Jurisdicción Coactiva; situación que podría demostrar que esta oficina no cobra la totalidad del debido cobrar, creando incertidumbre sobre el saldo real de la cuenta | Diseño e implementación de la conciliación semestral de la cuenta de deudores en los grupos financiero, cobro de jurisdicción coactivo y cobro control tasa de vigilancia. | establecer control semestral de los saldos a cobrar por los diferentes conceptos de la cuenta de deudores a través de la conciliación de saldos. | Diseño e implementación conciliación de la cuenta deudores, Grupo Financiero-Grupo Jurisdicción Coactivo | Elaboración conciliación semestral | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Tasa de Vigilancia y Coactivo |
| Establecer vigilados con información requerida para cobro | Listado | 1 | 1-oct-06 | 1-oct-07 | 52 | |||||
| Efectuar cobro | Resolución | 1 | 1-oct-06 | 1-oct-07 | 52 | |||||
| 1701007 (34) |
El saldo de las cuentas por pagar presenta sobrestimación, por cuanto contabilidad registra un mayor valor de $10 millones de pesos en la cuenta acreedores, respecto al saldo del Grupo de Cobro y Control de la Tasa de Vigilancia. | Realizar revisión al movimiento de la cuenta en la vigencia 2005 con el fin de determinar el origen de la diferencia | Establecer el saldo real de la cuenta acreedores | Definir ajustes | Ajuste | 1 | 1-oct-06 | 1-dic-06 | 12 | Financiera |
| VIGENCIA 2003-2004 | ||||||||||
| 1801004 | “El saldo de la cuenta bancaria por $4.191.040 presenta diferencia de $70.040 con el saldo del libro de bancos de $4.121.000, | Actualizar los Procedimientos para el Manejo de Caja Menor | Garantizar el cumplimiento de los Procedimientos establecidos en la Resolución de Manejo del Fondo de Caja Menor | A enero del 2006 tener los procedimientos para el manejo de Caja Menor . | Procedimientos de caja menor aprobados | 1 | septiembre 1 de 2005 | Dic-30-06 | 52 | Administrativa |
| 1801002 | El saldo de efectivo a la fecha del arqueo por $839.380 presenta diferencia de $689 con el saldo del libro de caja | Dic-30-06 | 52 | Administrativa | ||||||
| 1801002 | El Comprobante de Avance 229 del 11 de mayo de 2005, sin legalizar, presenta antigüedad de 14 días, ” | |||||||||
| 1801003 | Se omitió la elaboración del Comprobante de avance que soporta el desembolso realizado para consignar la retención en la fuente practicada de $9.404, igual situación ocurrió con el desembolso de $2.320 | |||||||||
| 1601100 | Las
funciones inherentes al manejo de almacén tales como recibo, entrega,
custodia de bienes, registros, depreciación, bajas entre otras, se encuentran
asignadas a la misma persona, |
Revisar y ajustar las funciones de manejo de almacén, teniendo en cuenta la Resolución 0450 de 2000 | Distribuir las funciones asignadas para el manejo de almacén, buscando así un mayor control del mismo. | A enero del 2006 implementación del resultado obtenido en la distribución y asignación de funciones y responsabilidades. | Distribución de Funciones | 1 | septiembre 1 de 2005 | Dic-30-06 | 52 | Administrativa |
| 1505001 | La entidad cuenta con oficinas de espacios insuficientes para atender los compromisos derivados de las funciones asignadas, como en el caso del grupo de trabajo de jurisdicción coactiva, notificaciones, disciplinarios, correspondencia entre otras, las cuales no guardan la independencia con los usuarios. | Redistribución de oficinas y asignación de nuevos espacios. | Permitir mayor comodidad a las oficinas que atienden público | A enero 30 de 2006 redistribución de espacios. | A enero 30 de 2006 tener los espacios listos | 1 | Septiembre 01 de 2005 | Dic-30-06 | 52 | Administrativa |
| 11 03 002 | No ejecución durante el año 2003, del proyecto "Generar información confiable al usuario sobre la evaluación del sistema Nacional de Transporte", por no cumplimiento de las actividades programadas para las cuales se requería el diseño de un sistema de información que permitiera generar indicadores para efectuar las evaluaciones correspondientes. |
A partir del año 2006 se implementarán los procesos de vigilancia, inspección y control en la Delegada de Tránsito y Transporte, dentro del marco del Sistema de Gestión de Calidad, para lo cual se concertó con el área de Planeación el diseño, e implementación del software requerido para la recepción, acopio y evaluación de la información que se reciba en el proceso de vigilancia de cuyos resultados se generarán las principales actividades a desarrollar en los procesos de inspección y control. Adicionalmente se propone la asignación de más profesionales a la Delegada, para lo cual se sugiere una redistribución de los que existen en la planta de personal, así como de los vinculados por contrato de prestación de servicios. | Diseñar, desarrollar e implementar el software para la puesta en marcha de los procesos de vigilancia, inspección y control dentro de los lineamientos exigidos por el Sistema de Gestión de Calidad, este mismo software debe generar la información consolidada del estado de las investigaciones adelantadas por la Delegada de Tránsito y Transporte. Conformación y creación de grupos internos de trabajo de vigilancia, inspección y control los cuales implementarán y ejecutarán las actividades correspondientes a cada uno de los procesos. | 1. Documentación de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Proceso de vigilancia, inspección y control documentado. | 100% | Septiembre 5 de 2005 | Dic-30-06 | 52 | Delegada de Tránsito |
| 11 01 001 | La
planeación de la Delegada de Tránsito y Transporte, no refleja las
actividades de vital importancia en el cumplimiento de las funciones de
vigilancia, inspección y control. |
2. Desarrollo e implementación del software requerido para la puesta en marcha de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Funcionalidad del Software | 100% | Septiembre
5 de 2005 Septiembre 5 de 2005 |
Marzo
31 de 2006 Abril 28 de 2006 |
52 | Delegada de Tránsito | ||
| 12 01 003 | La
información relacionada con la gestión de la Delegada de Tránsito y
Transporte en ejercicio de la función de vigilancia, inspección y control no
se encuentra consolidada. |
3.Implementación del proceso de vigilancia | Ejecución del Proceso de Vigilancia | 10% de los vigilados que reporten la información durante el trimestre sep-dic de 2006 | Diciembre 1de 2005 | dic-06 | 52 | |||
| 12 02 100 | No se cuenta con un diagnóstico real de las empresas de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera que manejan fondos de reposición y exactitud de la información relacionada con la vida útil máxima del parque automotor. | 4.Implementación del proceso de inspección | Ejecución del Proceso de Inspección | 10% de las alertas generadas que requieran inspección durante el período de oct a dic de 2006 | Septiembre 1de 2006 | 1-dic-06 | 52 | Delegada de Tránsito | ||
| 5. Implementación del proceso de control | Ejecución del Proceso de Control | 10% del los que requieran investigación durante el período Nov-Dic de 2006 | Octubre 2 de 2006 | 1-dic-06 | 52 | |||||
| 6. Informe consolidado de la Delgada e Tránsito en desarrollo de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Informe Presentado |
100% | Noviembre 2 de 2006 | 1-dic-06 | 52 | Delegada de Transito | ||||
| 12 01 003 | La Delegada de Tránsito y Transporte no cuenta con un mecanismo eficiente que permita conocer el estado de las investigaciones que adelanta. | Documentar e implementar los procesos de vigilancia, inspección y control. Diseñar e implementar el software requerido para la recepción, acopio y evaluación de la información que se reciba en el proceso de vigilancia de cuyos resultados se generaran las principales actividades a desarrollar en los procesos de inspección y control. | Diseñar, desarrollar e implementar el software para la puesta en marcha de los procesos de vigilancia, inspección y control, este mismo software debe generar la información consolidada del estado de las investigaciones adelantadas por la Delegada de Tránsito y Transporte. | 1. Documentación de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Proceso de vigilancia, inspección y control documentado. | 100% | Septiembre 5 de 2005 | 1-dic-06 | 52 | |
| 2. Desarrollo e implementación del software requerido para la puesta en marcha de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Funcionalidad del Software | 100% | Diciembre 1de 2005 | 1-dic-06 | 52 | Delegada de Transito | ||||
| 3.Implementación del proceso de vigilancia | Ejecución del proceso de vigilancia | 10% de los vigilados que reporten la información durante el período sep-dic de 2006 | Septiembre 1de 2006 | 52,00 | Delegada de Tránsito | |||||
| 4.Implementación del proceso de inspección | Ejecución del proceso de inspección | 10% de las alertas generadas que requieran inspección durante el período oct a dic de 2006 | Octubre 2 de 2006 | 1-dic-06 | 52,00 | Delegada de Tránsito | ||||
| 5. Implementación del proceso de control | Ejecución del proceso de control | 10% de los que requieran investigación durante el periodo Nov-Dic de 2006 | Noviembre 2 de 2006 | 52,00 | Delegada de Tránsito | |||||
| 6. Informe consolidado sobre los actividades realizadas en desarrollo de los procesos de vigilancia, inspección y control. | Informe presentado | 100% | 1-dic-05 | Dic-06 Dic-06 |
52,00 | Delegada de Tránsito | ||||
| 12 02 100 | La
Delegada de Tránsito y Transporte no realiza seguimiento oportuno a las
recomendaciones que se imparten como resultado de las visitas de inspección a
las empresas que manejan fondos de reposición. |
Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones sobre fondos de reposición, impartidas a los vigilados como resultado de las visitas de inspección. | Efectuar seguimiento oportuno a las recomendaciones que se impartieron y se impartirán, relacionadas con fondos de reposición, dentro de las visitas que se programen y practiquen por la Delegada. | Hacer seguimiento durante el año 2006 al 60% de las recomendaciones que se impartieron en las visitas programadas. | Total empresas a las que se efectuó seguimiento a las recomendaciones impartidas sobre fondos de reposición. /Total empresas con recomendaciones impartidas sobre fondos de reposición | 60% del total de las empresas con recomendaciones impartidas sobre fondos de reposición. | Febrero 6 de 2006 | 44 | Delegada de Tránsito | |
| 18 01 002 | Las
acciones emprendidas para la sistematización y depuración de los informes de
infracciones de transporte, no incluyen procedimientos para que los actos
administrativos que imponen sanciones consistentes en multa una vez
ejecutoriados, se remitan oportuna y permanentemente en el Grupo
Financiero. |
El área de notificaciones incluirá en el software de comparendos el número y fecha que le corresponda a los actos administrativos que impongan sanciones de multa, generadas en los informes de infracciones de transporte, de tal manera, que al ser usado el software por el grupo financiero, obtengan la información requerida y actualizada. | Definir un procedimiento con el área de notificaciones y el grupo financiero para la utilización del software de comparendos que genera la información a ser registrada. | Concertar el procedimiento | Definición del procedimiento | 100% | Septiembre 4 de 2005 | 1-dic-06 | 52 | Delegada de Tránsito |
| 12 02 001 | La Delegada de Tránsito y Transporte profirió 225 resoluciones con sanción por incumplimiento a las normas de transporte por concepto de órdenes de comparendo impuestos hace más de tres años, de las cuales 165 de ellas fueron archivadas con auto de archivo sin número y sin evidenciarse la respectiva notificación, 24 para cobro y a las treinta y siete restantes se archivaron por generarse el fenómeno de la caducidad previsto en el articulo 38 de Código Contencioso Administrativo y el articulo 6 del Decreto 3366 de 2003, lo anterior ocasionado por el represamiento de documentos que maneja la Delegada. | Asignación de recursos humanos, tecnológicos, físicos y financieros, que permitan, mediante su utilización y aplicación, agilizar el trámite de las investigaciones administrativas que adelanta la Delegada, originadas en órdenes de comparendo nacional impuestas a partir del año 2003. | Adelantar en forma oportuna y efectiva las investigaciones administrativas originadas en órdenes de comparendo nacional impuestas a partir del año 2003. | 1. Asignación de recursos financieros: Apropiación presupuestal para la contratación del recurso humano. 2. Asignación de recurso humano: Profesionales en Derecho 3. Asignación y adquisición de la logística necesaria. | A diciembre 31 de 2006 no existan represados ordenes de comparendo nacional impuestos en el año 2003. | Enero de 2006 | Diciembre de 2006 | 52 semanas | Delegada de Tránsito | |
| 1202100 | En el Sistema de Indicadores de Gestión Portuaria a pesar de haberse efectuado inversiones por 342 millones, no se han efectuado evaluaciones que permitan conocer la realidad portuaria | Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación capacitación para el análisis e interpretación del aplicativo del SIGP dentro del Convenio realizado con la Superintendencia de Sociedades | Capacitar a los funcionarios para realizar las evaluaciones descriptivas sobre la información contenida en la dimensión del SIGP | Capacitación de los funcionarios por parte de la Oficina Asesora de Planeación para el análisis e interpretación del SIGP y posterior evaluación de ( 5 ) Sociedades Portuarias de servicio público | No. de funcionarios capacitados y Sociedades Portuarias de Servicio publico evaluadas | 5 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos |
| 1101001 | En el 2003 se efectuaron 44 visitas, en el 2004 la cifra disminuyó a 38, con lo que se evidencia que menos del 1 % de los vigilados tienen cubrimiento por este mecanismo debido a la carencia de recursos humanos y económicos. (1*) | Incrementar las visitas de inspección a los vigilados mediante la realización de visitas integrales que cubran a mas de un vigilado | Ejecutar visitas integrales a los vigilados que permitan verificar el cumplimiento de la normatividad portuaria | Inspección del estado de las infraestructuras portuarias y del cumplimiento del Reglamento de Condiciones Técnicas de Operación de (7) infraestructuras portuarias | No. de infraestructuras inspeccionadas | 7 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos |
| Verificación e inspección al registro, actividades, equipos utilizados y cumplimiento de la legislación laboral a (25) O.P. | No. de operadores portuarios inspeccionados | 25 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos | ||||
| Recopilación de pruebas sobre quejas, investigaciones administrativas y asistencia a Asambleas de informes sobre ( 4 ) vigilados | No. de visitas realizadas | 4 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos | ||||
| 1201003 | En los años 2003 y 2004, el Grupo de Gestión
Portuaria reportó sus mayores actividades en el registro de los operadores
portuarios, con el decreto 2053 se trasladó esta función al Ministerio y en
el 2004, se aprecia un bajo rendimiento de las demás funciones tales como
evaluar la gestión de los puertos marítimos y fluviales ( 2* ) |
Realizar las funciones de vigilancia sobre el registro y renovación de los operadores portuarios que laboran en los puertos, la expedición de la póliza de cumplimiento del pago de la tasa de vigilancia y la evaluación de la gestión de los puertos | Fortalecer la vigilancia sobre el registro, actividades, puertos de operación y expedición de la póliza de cumplimiento del pago de la tasa de vigilancia de los operadores portuarios y sobre la gestión de los operadores portuarios en las sociedades portuarias de servicio público | Actualizar la base de datos con su registro, Rut, puertos de operación, actividades, dirección, teléfonos, e-mail y representante legal de ( 150 ) O.P. | No. operadores portuarios con información actualizados | 150 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos |
| Verificación de actividades, puertos de operación y vigencia del registro de 360 O.P. que se encuentran laborando para determinar los que deben pagar T.V. | No. de operadores portuarios que deben pagar tasa de vigilancia | 360 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos | ||||
| Revisión de la expedición de la póliza de cumplimiento del pago de la T.V. | No. de pólizas revisadas | 150 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos | ||||
| Evaluar la gestión operativa de 25 O.P. en las sociedades portuarias de servicio público | No. de operadores portuarios evaluados | 25 | 01/09/2005 | 30/08/2006 | 52 | Delegada de Puertos | ||||
| 1405002 | La póliza de cumplimiento para amparar el pago de la tasa de vigilancia carece de utilidad para el respaldo de las obligaciones por cuanto su vigencia está vencida cuando se debe hacer exigible su cobro y solo cubre el 50 % por este concepto | Solicitar al Ministerio de Transporte, por ser de su competencia, la modificación de los parámetros establecidos en la Resolución 0478 de 1999, con respecto a la póliza del cumplimiento del pago de la tasa de vigilancia | Lograr que el Ministerio de Transporte, modifique Resolución que permita hacer el cobro efectivo de la póliza cuando el O.P.no pague la T.V. | Enviar oficio al Ministerio de Transoporte, solicitando la modificación de la Resolución 0478 | No. Oficios enviados | 2 | 01/09/2005 | 30/02/2006 | 26 | Delegada de Puertos |
| 1101002 | En el 2005, dentro del Plan de Accion, de las Delegadas de Puertos y Concesiones programaron 158 visitas, de las cuales realizaron unicamente 55 que equivalen al 34,8% del cumplimiento | Incrementar las inspecciones a los vigilados mediante la realizacion de visitas integrales que cubran a mas de un vigilado por visita. | Inspeccionar el estado de las infraestructuras portuarias y el avance de las obras de inversion. | Verificacion e inspeccion del estado de la infraestructuras y avance de las obras de inversion y de mantenimiento. | No.de sociedades portuarias inspeccionadas | 5 | 01/008/2006 | 15/012/2006 | 20 | Delegada de Puertos |
| Programar y realizar visitas de acuerdo con asignación presupuestal | Cunplir el programa de visitas | Cunplir el programa de visitas | Visitas | 1 | 01/09/2006 | 31/06/2006 | 16 | Delegada de Puertos | ||
| Incrementar las inspecciones a los vigilados mediante la realizacion de visitas integrales que cubran a mas de un vigilado por visita. | Inspeccionar el cumplimiento del Reglamento de condiciones tecnicas y del codigo de seguridad portuaria por parte de las S.P. | Verificacion e inspeccion del cumplimiento del Reglamento de condiciones tecnicas de operación y del codigo de seguridad portuaria | No. de Sociedades Portuarias inspeccionadas inspeccionadas | 4 | 01/08/20056 | 15/12/2006 | 20 | Delegada de Puertos | ||
| Incrementar las inspecciones a los vigilados mediante la realizacion de visitas integrales que cubran a mas de un vigilado por visita. | Inspeccionar y verificacar , equipos, operaciones, planta de pesonal y cumplimiento de la legislacion laboral por parte de los O.P. | Verificacion e inspeccion, equipos utilizados, tiempos de operaciones, personal utilizado y cumplimiento de la legislacion laboral de los O. P. que se encuentren laborando en el puerto | No. de Operadores Portuarios inspeccionados | 42 | 01/08/2006 | 15/12/2006 | 20 | Delegada de Puertos | ||
| Incrementar las inspecciones a los vigilados mediante la realizacion de visitas integrales que cubran a mas de un vigilado por visita | Recopilar pruebas sobre quejas e investigaciones administrativas | Recopilacion de pruebas relacionadas con quejas e investigaciones administrativas | No. de pruebas tomadas | 2 | 01/11/2006 | 15/012/2006 | 20 | Delegada de Puertos | ||
| 1101002 | La Delegada de Puertos seleccionó 42 operadores portuarios para evaluar la gestion operativa, esta actividad no se cumplió por cuanto aún se encuentra en proceso por falta de asigancion presupuestal | Mediante acto administrativo establecer criterios de evaluacion e indicadores de gestión con el fin de aumentar la cobertura de los vigilados | Evaluar operativamente a los operadores portuarios | Evaluar las operaciones de los O.P. según criterios de evaluacion establecidos | Acto administrativo | 1 | 01/11/2006 | 31/12/2006 | 20 | Delegada de Puertos |
| 1903001 | La entidad cuenta con una estructura y organización definidas, así como las líneas de información autoridad y responsabilidad entre las áreas de apoyo y misionales y no obstante las recomendaciones realizadas por la Oficina de C.I., | Implementar mecanismos de participación de tal forma que se involucre a la Alta Dirección con todas las áreas con el objeto de que fluya una comunicación participativa en todo el esquema organizacional | Mejorar la articulación entre las áreas y la Alta Dirección, buscando consolidar un SCI en la SPT | Lograr la adecuada interrelación de todos lo elementos componentes del SCI en la Entidad,. | Expedición de Boletines de C.I. Publicaciones en la Pagina WEB. | 9 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 1902001 | La entidad no cuenta con los mecanismos suficientes para la protección ante los riesgos que se llegaren a presentar | Revisar las acciones de mejoramiento descritas en los Mapas de Riesgos, y verificación de los puntos de control en c/u de las actividades realizadas por la SPT | Minimizar los riesgos en los que pueda verse involucrada la SPT en desarrollo de sus funciones. | La identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la Admón y la OCI | Evaluar los aspectos que representen amenaza para la Admón. | 1 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 1903006 | No todos los funcionarios de las diferentes áreas misionales conocen los riesgos inherentes a su entorno, | La Oficina de Control Interno, verificará dos veces al año el monitoreo al Plan de Manejo de Riesgos realizado por los responsables de cada área | Aplicar los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. | Identificar el proceso de riesgos | Numero de técnicas analizadas | 2 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 1902003 | La encuesta referencial vigencia 2003 y 2004 aplicada a los funcionarios de la entidad, presenta las mismas deficiencias en cuanto a las debilidades, fortalezas, avances o limitaciones con relación a los años anteriores, | A octubre 30/05 y mayo 30/06, verificar el cumplimiento de las Guías de Autocontrol y realizar tres reuniones con los Facilitadores de Control Interno. | Fortalecer
la capacitación y la socialización de conceptos de control interno con los
facilitadores, permitiendo así, crear
la necesidad del Autocontrol. |
Realizar reuniones con los Facilitadores de Control Interno, seguimiento autoguias de control, y auto evaluación de gestión. | Número de actividades realizadas | 5 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 1902003 | Siendo el Comité de Coordinación de CI el órgano de asesoría al Superintendente, no se evidencia en las actas del comité, el registro de compromisos | Implementar registro de compromisos que se deriven de la convocatoria del Comité de Coordinación de Control Interno | Establecer responsabilidades en el Comité a efecto de mejorar el SCI Institucional | Establecer compromisos de tal manera que coadyuven al mejoramiento del SCI | Convocatorias Comité de Coordinación de Control Interno | 2 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 19 05 002 | La Oficina de Control Interno no logra realizar un seguimiento efectivo a todos los planes de acción | Dar
cumplimiento al artículo sexto de la Resolución 0052/01. |
Cumplir con el esquema normativo de la SPT y a su vez mejorar el SCI Institucional | Socializar reglamentación con requisitos para cada informe de seguimiento | Seguimiento Autoevaluaciones Plan Indicativo y de Acción | 4 | Sep 30-05 | Sep 30-06 | 52 | Control Interno |
| 1101100 | Algunas de las actividades programadas por la SPT, para la vigencia 2003, no contaron con una meta específica en términos de cantidad, por cuanto se fijan metas generales tales como: “presentación de informes”, “permanente” entre otras, las cuales no permitieron su monitoreo, seguimiento y evaluación al cumplimiento de las mismas. | Asignar metas especificas en términos de cantidad y denominar la persona responsable. | Determinar Metas en cantidades especificas de cada actividad con nombre de la persona responsable | Metas cuantificadas con persona responsable | Modelo Implementado | UNO | 23 de Agosto de 2005 | 01 de diciembre de 2005 | 18 | Planeación |
| El plan de acción de la SPT no cuenta con responsable directo de las actividades, por cuanto solo se muestra el nombre de la oficina encargada del cumplimiento de los proyectos, lo que trae como consecuencia que no se logre responsabilizar por la coordinación y supervisión directa | Planeación | |||||||||
| 1101001 | En losP.I. propuestos para la vigencia 2003- 2006, no fueron acogidos en los programas institucionales descritos en el SINERGIA propuesto para cada periodo. | Realinear los Planes Indicativos de cada periodo a los objetivos estratégicos | Establecer programas institucionales congruentes con los P.I. Y de acción descritos en el SINERGIA | Programas y Planes Institucionales debidamente realineados | Programas Desarrollados | 1 | 23 agosto de 2005 | 15 octubre de 2005 | 7 | Planeación |
| 1103002 | La información reportada en la cuenta de la vigencia 2004, relacionada con las actividades para el cumplimiento del Plan de acción de las Delegadas: de Concesiones e Infraestructura y de Tránsito y Transporte, difiere de la registrada en los planes indicativos y de acción de la entidad. | Establecer Metodología de Seguimiento, Evaluación y Control de los Planes de la Entidad | Diseñar e Implementar Planes y Programas coherentes con las actividades ejecutadas en el cumplimiento de la misión institucional | Planes congruentes | Implementación Metodología | 1 | 23 de agosto de 2005 | 31 diciembre de 2005 | 18 | Planeación |
| 1201003 | A pesar que la entidad cuenta con el manual de indicadores y a la capacitación realizada, estos no representan una herramienta fundamental para cumplir las funciones de planeación y control, | Adoptar y aplicar la Metodología de Manual de Indicadores en los Planes Indicativos | 3) Establecer indicadores que proporcionen información real sobre cada objetivo que permitan comparar el comportamiento del proceso de tal manera que faciliten a la organización a autoevaluarse permanentemente. | Modelo Único de Informes de Gestión y Resultados para la Evaluación y seguimiento del Plan Estratégico de la Supertransporte (MUGIR) para la Evaluación y seguimiento del Plan Estratégico |
Modelo Implementado | UNO | 23 de Agosto de 2005 | 31 Diciembre de 2005 | 18 | Planeación |
| ALVARO HERNANDO
CARDONA GONZALEZ Superintendente de Puertos y Transporte. |
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